本次送站工作由学校主管校长亲自牵头，学生处负责假前对学生进行乘车安全教育和统计每位学生需要订购车票的车次、终到站、硬座或硬卧以及航班班次等具体数据；办公室负责联系购买车票（机票）以及送站老师的安排，保证每一张票的及时到位和每一个学生都有专门的负责老师护送；总务处负责在放假的前一天派专车把每一位学生的行李送到车站，并留保安人员看守一夜。
在放假当天，学校办公室将安排专车，把学生分车次送往各站点。到达车站后，学生会由老师带领，统一到车站为百汇演艺学校预留的候车区域等待集合，在发车的前40分钟领取自己的行李物品，跟随带队老师检票上车。每位学生都有一位百汇老师负责检票和上车，做到把每一位学生都送到座（卧）上，并跟该车厢的列车员交代学生人数及位置。
